دانلود جزوه | دانلود جزوه
جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری با فرمت pdf در ۱۰۸ صفحه
بخشی از متن فایل
١ -تعريف مسأله
تعريف مسأله بايد در عبارتي روشن، دقيق، بدون ابهام و كوتاه بيان شود. تعريف بايد جامع و مانع باشد، يعني همه مصاديق خود را در بر بگيرد و مانع انواع ديگر گردد. مسأله مورد گزارش بايد بطور مشخص و محدود تعريف شود، در تعريف بايد حتي المقدور از كلماتي كه قابل مشاهده، محاسبه و اندازه گيري باشد استفاده گردد. صورت مسأله را ميتوان به سه وجه بيان كرد:
الف- عبارت مصدري: كشف علل غيبت زياد در واحد توليد
ب- عبارت سؤالي: چه عللي باعث غيبت زياد در واحد توليد مي شود؟
ج- عبارت اخباري: ميخواهيم به علل غيبت زياد در واحد توليد پي ببريم
براي دقيق ترومشخص تر كردن تعريف، گزارشگر بايد پرسشهايي را مطرح سازد مانند:
– از كجا مي دانيم كه ميزان غيبت در واحد توليد زياد است؟
– ميزان غيبت در واحد توليد چقدر است ؟
– ميزان غيبت در واحدهاي ديگر سازمان چقدر است؟
– تا چه اندازه ميزان غيبت در واحد توليد، با ميزان غيبت در واحدهاي ديگر يا در صنعت مشابه قابل مقايسه است؟
– آيا علت غيبت چيزي است كه تحت كنترل نهاد است؟
– اگر بتوان علت غيبت را كنترل كرد بهترين روش تقليل آن كدام است؟
اين گونه سؤالات و سؤالات مشابه به گزارشگر كمك مي كند كه مسأله را به نحو بهتري تعريف كرده و مشخصات لازم را در آن بگنجاند. همين تعريف دقيق مسأله است كه بعداً به صورت موضوع و مقدمه گزارش متجلي مي شود
٢ -طرح مقدماتي تحقيق ( گزارش )
طرح مقدماتي تحقيق شامل چهار موضوع است:
١-٢ -تعيين هدف تحقيق- حدود تحقيق
٢-٢ -معيارهاي انتخاب متدولوژي تحقيق
٣-٢ -طرح سؤالات، مشكلات و تنگناها
٤-٢ -گزارشخواه كيست و دانستن نظر او نسبت به مسأله مورد بحث
١-٢ -تعيين هدف تحقيق ( گزارش )
الف- اطلاع: صرف بيان حقايق و يا توصيف رويدادها يا
ب- اطلاع همراه با تفسير داده ها و ذكرعلل يا
ج- اطلاع همراه با تفسير داده ها، ذكرعلل و استنتاج به انضمام اريه پيشنهاد و راه حل
د- تعيين حدود و شغور گزارش
ه- تعيين موضوعات اصلي و فرعي
٢-٢ -معيارهاي انتخاب متدولوژي تحقيق ( گزارش )
معيارهاي انتخاب متدولوژي تحقيق ( گزارش )، با توجه به ويژگي هاي روشهاي جمع آوري اطلاعات كه شامل مصاحبه، پرسشنامه، مشاهده، تجربه و آزمايش، مراجعه به كتابخانه، اسنادو مدارك است و با در نظر گرفتن مطالب زير صورت مي گيرد:
الف- ماهيت تحقيق ( گزارش
ب- هزينه تحقيق ( گزارش )
ج- فوايد ممكن
د- حدود زمان و دقت لازم براي تحقيق ( گزارش )
و- تنظيم يك فرضيه در ارتباط با موضوع تحقيق ( گزارش )
٣-٢ -طرح سؤالات، مشكلات و تنگناها
– آيا وقت كافي براي انجام تحقيق ( گزارش ) داريم؟
– آيا امكان مالي فراهم است؟
– آيا منابع لازم مانند افراد، مواد و تسهيلات در دسترس است؟
– آيا در انجام تحقيق ( گزارش ) همكاري ديگري لازم است؟
– آيا در تحقيق ( گزارش ) مورد نظربه دانش تخصصي كه تحقيق كننده ( گزارشگر ) ندارد، مورد نياز است؟
– آيا همه مطالب و موضوعات به صورت منطقي صورت برداري و ملحوظ شده است؟
٤-٢ -نظر گزارشخواه
مقصود ديدن مسأله از ديدگاه و از زاويه ديد گزارشخواه است. بررسي امكانات و نگرشها به مسألهو در ميان گذاشتن اين مسائل با گزارشخواه.
٣ -انتخاب روش مناسب براي تحقيق ( گزارش )
اكنون كه با توجه به روشهاي جمع آوري اطلاعات با معيارهاي انتخاب آشنا شده ايم مي توانيم عملاً يك روش را برگزينيم مثلاً روش مصاحبه، يا پرسشنامه و يا مخلوطي از دو روش را.
٤ -جمع آوري، تنظيم و طبقه بندي اطلاعات
قبلاً با روشهاي جمع آوري اطلاعات سروكار داشتيم اكنون عملاً به جمع آوري اطلاعات بر اساس روش انتخاب شده مي پردازيم
صرف جمع آوري در هم و آشفته مقداري اطلاعات نمي تواند به يافتن علل مسأله يا به راه حل مسأله كمكي بكند. هر چند وجود اطلاعات صحيح و دقيق و مربوط لازم است، اما اطلاعات بخودي خود موادي خام هستند كه گزارشگر بايد بتواند آنها را طبقه بندي و تنظيم كند و در مرحله بعد مورد تفسير و تحليل قرار دهد و آنگاه دست به استنتاج بزند. در مقام تشبيه ميتوان آمار و اطلاعات را به مواد خام براي آشپزي تشبيه نمود، درست است كه براي پختن غذا مواد خام به مقدار كافي و بصورت مناسب لازم است تركيب اين مواد به صورت درست است كه از آنهاغذايي ماكول مي پزد. اطلاعات و آمار نيز آنگاه معني دار مي شود كه طبقه بندي و تنظيم و سپس تفسيرو تحليل شوند.
تنظيم و طبقه بندي آمار و اطلاعات شامل چهار مرحله است:
الف- طبقه بندي دادهها data of Classification
ب- عينيت گرايي Objectivity
ج- تحليل داده هاي كيفي data Qualitative Analyzing
د- تحليل داده هاي كمي data Quantitative Analyzing
اطلاعات بطور كلي يا مقداري ( Quantitative ( است يا غير مقداري Qualitative
تجزيه و تحليل اطلاعات مقداري آسانتر است، زيرا با استفاده از روشهاي آماري قابل تحليل و بررسي است. در بسياري از موارد مي توان اطلاعات غير مقداري را هم به اطلاعات مقداري تبديل نمود تا نسبت به پاسخ حاصله و تقليل اشتباهات اطمينان حاصل گردد. در موارد اطلاعات غير مقداري يا كيفي مانند رنگ مو يا نژاد، مليت، كدگذاري، درصدها و كسرها به صورت كمي ارايه داد، براي تبديل اطلاعات كيفي به مقادير وصوركمي ممكن است:
الف- مشاهدات و اطلاعات كيفي شمارشي و به صورت عدد منعكس گردد.
ب- اطلاعات و حقايق كيفي به صورت درصد ( پورسانت ) ذكر شود.
ج- اطلاعات و مشاهدات كيفي به صورت درجات و طبقات بيان شود ( مانند درجه يك، درجه دو كه حاكي از درجه كيفيت باشد).
د- تمايلات شخصي افراد را نسبت به امري به صورت درجات طبقه بندي شود و براي هر درجه و طبقه نمره اي و ارزشي تعيين گردد، مثلاً در مورد تمايل افراد به ديدن مسابقه فوتبال ممكن است آنها را به سه طبقه الف، ب و ج طبقه بندي نمود و سپس براي هر طبقه نمره اي در نظر گرفت.
٥ -تحليل و تفسير داده ها و ارزش گذاري آنها ( استنتاج )
پس از آنكه اطلاعات دسته بندي و تجزيه و تحليل شد، گزارشگر مي تواند بر اساس تجزيه و تحليل آماري، اطلاعات را توجيه منطقي نموده و به كشف و استنتاج راه حل مشكل موفق گردد. براي آنكه گزارشگر از مطالعه اطلاعات موجود به نتيجه برسد و در توجيه منطقي و مستدل به منظور رسيدن به كنه مطلب و پاسخ مشكل موفق گردد لازم است استدلال خود را كاملاً مشخص نمايد. معمولاً جهت استدلال و نتيجه گيري از روشهاي استقرار، قياس و تمثيل استفاده مي شود.
٦ -نتيجه گيري
در اين مرحله گزارشگر پس از ذكر مختصر درباره مشكل، يادآوري نكات عمده حقايق مكشوفه به نتيجه گيري كلي و در واقع به اظهار نظر درباره عوامل و موجبات مسأله مي پردازدو سپس راه حلهاي پيشنهادي را براي ارايه در گزارش خود آماده مي سازد.
شرح مختصر مرحله يك گزارش نويسي آنچه كه در صفحات قبل درباره مرحله يك گزارش نويسي آمده، شرح جامع تهيه مقدمات و برنامه ريزي بود كه معمولاً با تهيه گزارشهايي سروكار داريم كه مختصر و كوتاه هستند و غالب گزارشهاي اداري را شامل مي شوند. لذا براي اين نوع گزارشها به شرح مختصر مرحله يك يعني تهيه مقدمات و تداركات مي پردازيم. اين مقدمات عبارتند از:
١ -جمع آوري كليه اطلاعات و مطالب مربوط به گزارش
٢ -بررسي اجزاء:
الف- تعيين ارزش نسبي هر جزء
ب- حذف اجزاي نا مربوط و زائد
ج- افزودن اجزاي فراموش شده
٣ -براي آنكه بدانيم چه چيزي را بايد افزود و يا بايد حذف كرد لازم است اجزاء را با هدف و مقصود گزارش تطبيق داد:
الف- چه كسي آن را خواهد خواند
ب- چه كسي آن را خواسته است؟ ( ممكن است كه خواننده گزارش و كسي كه آن را خواسته هردو يكي نباشد )
ج- خواننده چه انتظاري از گزارش دارد؟
د- چگونه از آن استفاده خواهد كرد؟
٤ -طرح و پاسخ روشن و مطمئن به شش سؤال اساسي:
چه چيز؟ چگونه؟ با يا براي چه كسي؟ كجا؟ چه موقع؟ و چرا؟